Bedrijfsfiets op de fiscale fiche
Een nieuwe fiscale circulaire legt aan de werkgevers die fietsen ter beschikking stellen van hun werknemers, de verplichting op om het voordeel hiervan te vermelden op de fiscale fiche 281. Ook de werkgevers die fietsen ter beschikking stellen van de werknemer via een cafetariaplan zullen hiermee rekening moeten houden.
Hoewel er in eerste instantie geen impact is op de maandelijkse berekening van de bedrijfsvoorheffing, betekent dit niet dat het voordeel sowieso is vrijgesteld in hoofde van de werknemer. Wanneer deze laatste ervoor kiest zijn werkelijke beroepskosten te bewijzen in de personenbelasting, zal het voordeel van de ter beschikking gestelde fiets alsnog belastbaar worden gesteld.
Als werkgever doet u er goed aan om de nodige rapporteringen op te zetten om deze voordelen te kunnen doorgeven aan uw sociaal secretariaat zodat deze vanaf volgend jaar correct kunnen worden vermeld op de fiscale fiche.
Naast de waarde van de fiets zelf dient u ook de waarde van aangeboden diensten (toebehoren, herstellingen, onderhoud, verzekering, …) mee op te nemen in de waardering.
Ter verduidelijking heeft de fiscus ook enkele voorbeelden opgenomen in haar circulaire:
Voorbeeld 1
Een werkgever leaset een fiets en stelt deze permanent ter beschikking aan zijn werknemer. De werknemer beschikt het hele jaar door over de fiets bij hem thuis.
Er kan worden aanvaard dat het voordeel wordt vastgesteld op basis van de door de werkgever gedragen kosten. Het gaat in principe om de huur betaald door de werkgever voor het volledige jaar. In de praktijk is het voordeel dus gelijk aan de som van de van de ontvangen facturen van de leasingmaatschappij (incl. BTW).
Voorbeeld 2
Een werkgever leaset een fiets. De fiets maakt deel uit van een pool zonder te zijn toegewezen aan een specifieke werknemer. De werknemer kan het volledige jaar, telkens wanneer hij dat wil, beschikken over de fiets.
Er kan worden aanvaard dat het voordeel wordt vastgesteld op basis van de door de werkgever gedragen kosten. Het gaat in principe om de huur betaald door de werkgever voor het volledige jaar. Wanneer de fiets niet wordt toegewezen aan een specifieke werknemer, maar dat die werknemer er gebruik mag van maken telkens wanneer hij dat wil, moet dit worden beschouwd als een permanente beschikking.
Voorbeeld 3
Een werkgever leaset een fiets en stelt deze van tijd tot tijd ter beschikking aan zijn werknemer. De fiets maakt deel uit van een pool zonder te zijn toegewezen aan een specifieke werknemer. De werknemer moet de fiets delen met andere werknemers, zodat hij er niet over kan beschikken telkens wanneer hij dat wil, maar wel bijvoorbeeld 2 dagen per week en 1 weekend per maand.
Er kan worden aanvaard dat het voordeel wordt vastgesteld op basis van de door de werkgever gedragen kosten. Het gaat in principe om de huur betaald door de werkgever waarop een pro rata kan worden toegepast in functie van het aantal dagen van daadwerkelijk gebruik door de werknemer.
VAA = huur x ((2 dagen x 52 weken) + (2 dagen x 12 maanden)) / 365 dagen (of 366 dagen voor een schrikkeljaar).
Voorbeeld 4
Een werkgever koopt een elektrische fiets en stelt deze permanent ter beschikking aan zijn werknemer (waarde: 3.000 euro), evenals de toebehoren (waarde: 500 euro). De werkgever neemt de herstellings- en onderhoudskosten (overeenkomst van 80 euro per jaar) ten laste. De werknemer beschikt het hele jaar door over de fiets bij hem thuis.
Er kan worden aanvaard dat het voordeel wordt vastgesteld op basis van de aankoopprijs van de fiets en de toebehoren gespreid over 5 jaar, zijnde de economische levensduur van de fiets, waaraan de kosten van de herstellings- en onderhoudsovereenkomst worden toegevoegd.
VAA = (3.000 euro + 500 euro = 3.500 euro) / 5 = 700 euro per jaar.
Onderhouds- en reparatiecontract (80 euro per jaar). Totaal = 780 euro.
Wanneer de fiets ter beschikking wordt gesteld vanaf 01.07.2024, zal het bedrag van het voordeel als volgt worden toegewezen:
- Aanslagjaar 2025 (inkomsten 2024): 780 X 184/366 = 392,13 euro.
- Aanslagjaar 2026 (inkomsten 2025) en nadien: 780 euro.
Voorbeeld 5
Een werkgever koopt een elektrische fiets en stelt deze permanent ter beschikking aan zijn werknemer (waarde: 3.000 euro), evenals de toebehoren (waarde: 500 euro). De werkgever neemt de herstellings-, onderhouds- en verzekeringskosten ten laste zodat de werknemer geen enkele kost moet dragen. De werknemer beschikt het hele jaar door over de fiets bij hem thuis.
Er kan worden aanvaard dat het voordeel overeenstemt met de huur die de werkgever had moeten dragen indien hij een leaseovereenkomst had gesloten die een vergelijkbare dienst aanbood.
Aangezien er vaak wordt gewerkt via een leasing-constructie zal de extra administratieve last voor de werkgever dikwijls beperkt blijven tot het totaliseren van de ontvangen facturen per werknemer. Wanneer de werkgever de fietsen zelf aankoopt zal er wat meer rekenwerk aan te pas komen. U heeft echter nog enkele maanden om uw administratie op poten te zetten!