Thuiswerkvergoeding bij structureel telewerk

07-06-2024

Vanaf 1 juni 2024 kan u voor thuiswerkers een forfaitaire onkostenvergoeding toekennen van € 154,74. Deze vergoeding kan eventueel nog eenvoudig worden aangevuld met een forfaitaire vergoeding voor internet. Deze laatste bedraagt € 20,00. U kan dus € 174,74 vrij van RSZ en belastingen toekennen! Op dit bedrag zal u als werkgever ook geen vakantiegeld, eindejaarspremie, verbrekingsvergoeding, groepsverzekering, … betalen.

Zoals altijd dient u zich uiteraard wel aan enkele spelregels te houden.

Onder thuiswerk wordt verstaan: elke vorm van organisatie en/of uitvoering van het werk waarin werkzaamheden die ook op de werkvloer van de werkgever zouden kunnen worden uitgevoerd, op regelmatige basis buiten die werkvloer worden uitgevoerd.

Als werkgever kan u een forfaitaire onkostenvergoeding toekennen aan werknemers met structureel thuiswerk. Om van structureel en regelmatig telewerk te kunnen spreken moet er minstens het equivalent van één werkdag per week telewerk worden verricht. Zoals de definitie weergeeft hoeft dit niet noodzakelijk één volledige dag te zijn. Bv. ook twee halve dagen komen in aanmerking. Ook tijdens de periode van normale jaarlijkse verlof mag de onkostenvergoeding worden toegekend. Tijdens andere afwezigheden (bv. ziekte) dan weer niet.

De forfaitaire kantoorvergoeding dekt alle kantoorkosten die de werknemer zou kunnen hebben zoals:

  • gebruik van een kantoorruimte bij de werknemer thuis (inclusief huur en eventuele afschrijvingen van de ruimte);
  • printer- en computermateriaal (hiermee wordt niet de printer en computer zelf bedoeld, maar bijvoorbeeld papier, een USB-stick, muismatje, inkt,…);
  • kantoorbenodigdheden (mappen, cursusblokken, balpen, …);
  • nutsvoorzieningen zoals water, elektriciteit en verwarming;
  • onderhoud;
  • verzekering;
  • onroerende voorheffing;
  • koffie, water, versnaperingen.

Naast de opsomming hierboven aanvaardt de fiscus ook dat andere kosten kunnen worden vergoed, mits ze zijn gebaseerd op werkelijke bewijsstukken en mits ze noodzakelijk zijn om de beroepsactiviteit thuis op een normale wijze te kunnen uitvoeren. Hieronder zouden dan onderstaande kosten kunnen ressorteren:

  • bureaustoel;
  • bureautafel;
  • bureaukast;
  • functionele bureaulamp;
  • een tweede computerbeeldscherm;
  • printer/scanner;
  • toetsenbord;
  • muis, voetmuis, trackpad of trackball;
  • hoofdtelefoon;
  • specifieke apparatuur die personen met een handicap nodig hebben om vlot te kunnen werken met de pc.

Voor deze laatste kosten dient u uiteraard de bewijsstukken te bewaren en is het raadzaam om niet te overdrijven…

Tot slot kan u ook nog een forfaitaire vergoeding toekennen voor een internetaansluiting - zoals hierboven al aangehaald - en voor het gebruik van de eigen computer en/of eigen tweede computerscherm, printer en/of scanner.

Naast al dat fiscale lekkers moet u ook wel de bepalingen van CAO Nr. 85 en 85 Bis betreffende het telewerk respecteren.

Alle spelregels in detail vindt u hier terug: